Termeni și Condiții

1. Definiții și Interpretare

În cuprinsul prezentului document, următorii termeni vor avea semnificațiile precizate mai jos:

• „Platformă" sau „Contlex" – platforma web accesibilă la adresa contlex.ro, inclusiv toate funcționalitățile, serviciile și conținutul oferit;
• „Utilizator" sau „Client" – orice persoană fizică sau juridică care accesează și utilizează Platforma;
• „Servicii" – totalitatea serviciilor oferite prin Platformă, inclusiv dar fără a se limita la: servicii de contabilitate, consultanță fiscală, arhivare digitală, generare documente contabile, sediu social și magazin online;
• „Cont" – contul personal creat de Utilizator pentru accesarea Platformei și a Serviciilor;
• „Companie" – entitatea juridică sau persoană fizică autorizată pentru care Utilizatorul gestionează documentația contabilă prin Platformă;
• „Date Personale" – orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR);
• „Conținut" – orice material, informații, date, documente, texte, imagini sau alte elemente încărcate, transmise sau generate prin utilizarea Platformei.

2. Acceptarea Termenilor și Condițiilor

2.1. Prin accesarea și utilizarea Platformei Contlex, Utilizatorul confirmă că a citit, înțeles și acceptat în totalitate prezenții Termeni și Condiții, precum și Politica de Confidențialitate.

2.2. Dacă nu sunteți de acord cu acești termeni, vă rugăm să nu utilizați Platforma și să nu vă creați un Cont.

2.3. Contlex își rezervă dreptul de a modifica acești Termeni și Condiții în orice moment. Utilizatorii vor fi notificați cu privire la modificările semnificative prin email sau prin intermediul Platformei. Continuarea utilizării Platformei după modificări constituie acceptarea noilor termeni.

2.4. Pentru a utiliza Platforma, trebuie să aveți minimum 18 ani sau să acționați în numele și cu consimțământul unei persoane juridice autorizate corespunzător.

3. Descrierea Serviciilor

Contlex oferă următoarele categorii de servicii:

3.1. Servicii de Contabilitate

• Pregătirea și întocmirea bilanțurilor contabile lunare și anuale
• Întocmirea și depunerea declarațiilor fiscale obligatorii
• Generarea rapoartelor financiare și analitice
• Evidență contabilă primară și registre contabile
• Asistență pentru conformitatea cu legislația contabilă românească (OMFP)

3.2. Consultanță Fiscală

• Consultanță oferită de experți contabili certificați CECCAR
• Timp de răspuns: maximum 24 de ore pentru solicitările standard
• Planificare fiscală și optimizare legală a taxelor
• Suport pentru inspecții ANAF și alte controale fiscale
• Sesiuni de consultanță prin chat, email sau video

3.3. Arhivare Digitală

• Stocare securizată în cloud a documentelor contabile
• Criptare end-to-end pentru protecția datelor
• Backup automat și redundanță a datelor
• Acces de oriunde, oricând, de pe orice dispozitiv
• Limitele de stocare variază în funcție de planul ales (1GB - nelimitat)

3.4. Magazin Online - Documente și Template-uri

• Vânzare de documente și registre contabile tipărite sau digitale
• Template-uri editabile pentru diverse documente (facturi, contracte, registre)
• Produse conform cu legislația în vigoare
• Livrare digitală instant sau livrare fizică prin curier

3.5. Servicii de Sediu Social

• Furnizare adresă profesională pentru înregistrarea companiei
• Gestionare corespondență și notificări
• Scanare și transmitere electronică a documentelor
• Servicii conforme cu cerințele Registrului Comerțului

3.6. Asistent AI (Chatbot)

• Asistent conversațional bazat pe inteligență artificială (Google Gemini)
• Răspunsuri la întrebări frecvente despre contabilitate și fiscalitate
• Suport în limba română
• Disponibil 24/7 pentru asistență automată

4. Înregistrare și Cont de Utilizator

4.1. Pentru a accesa serviciile complete ale Platformei, este necesară crearea unui Cont prin furnizarea unor informații corecte, complete și actualizate.

4.2. Utilizatorul este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare (email și parolă) și pentru toate activitățile desfășurate prin intermediul Contului său.

4.3. Utilizatorul se obligă să notifice imediat Contlex în cazul oricărei utilizări neautorizate a Contului sau al oricărei alte breșe de securitate.

4.4. Contlex își rezervă dreptul de a suspenda sau șterge orice Cont care:

• Încalcă prezenții Termeni și Condiții
• Este inactiv pentru o perioadă prelungită (peste 24 de luni)
• Este utilizat în scopuri frauduloase sau ilegale
• Conține informații false sau înșelătoare

4.5. Platforma suportă funcționalitatea multi-companie, permițând Utilizatorilor să gestioneze mai multe entități din același Cont, fiecare cu roluri și permisiuni distincte (USER, ADMIN, OWNER).

5. Planuri de Abonament și Prețuri

5.1. Contlex oferă următoarele planuri de servicii:

5.2. Toate prețurile sunt exprimate în Lei Românești (RON) și nu includ TVA acolo unde este aplicabil.

5.3. Contlex își rezervă dreptul de a modifica tarifele cu o notificare prealabilă de minimum 30 de zile. Modificările de preț nu se aplică abonamentelor existente până la următoarea reînnoire.

5.4. Abonamentele se reînnoiesc automat lunar, dacă nu sunt anulate de Utilizator cu minimum 48 de ore înainte de data reînnoirii.

5.5. În plus față de abonamente, Platforma oferă și achiziții unice (one-time purchase) pentru documente, template-uri și consultanță la tarif orar.

6. Plată și Facturare

6.1. Plățile pot fi efectuate prin următoarele metode:

• Card de credit/debit (Visa, Mastercard)
• Transfer bancar
• Alte metode de plată agreate de comun acord

6.2. Factura fiscală va fi emisă conform legislației românești și va fi pusă la dispoziția Utilizatorului în format electronic prin intermediul Platformei.

6.3. În cazul neplății serviciilor la termen, Contlex își rezervă dreptul de a suspenda accesul la Platformă până la regularizarea situației.

6.4. Utilizatorul este responsabil pentru plata tuturor taxelor aplicabile în jurisdicția sa.

6.5. Procesarea plăților este securizată și respectă standardele internaționale de securitate (PCI DSS).

7. Anulare și Rambursare

7.1. Utilizatorul poate anula abonamentul în orice moment din secțiunea de setări a Contului.

7.2. După anulare, Utilizatorul va avea acces la servicii până la sfârșitul perioadei de facturare curente.

7.3. Rambursările sunt oferite doar în următoarele situații:

• Serviciile nu au fost furnizate conform specificațiilor descrise
• Probleme tehnice majore care împiedică utilizarea Platformei
• Facturare eronată

7.4. Cererile de rambursare trebuie făcute în scris la adresa de contact specificată, în termen de maximum 14 zile de la data facturării.

7.5. Produsele digitale (template-uri, documente descărcate) nu sunt eligibile pentru rambursare după ce au fost descărcate sau accesate.

8. Proprietate Intelectuală

8.1. Întregul conținut al Platformei Contlex, inclusiv dar fără a se limita la design, logo, text, grafice, imagini, software, funcționalități și structura acestora, este proprietatea exclusivă a Contlex sau a licențiatorilor săi și este protejat de legile din România și internaționale privind drepturile de autor și proprietatea intelectuală.

8.2. Este interzisă reproducerea, distribuirea, modificarea, publicarea, transmiterea sau exploatarea în orice alt mod a conținutului Platformei fără acordul scris prealabil al Contlex.

8.3. Utilizatorul primește o licență limitată, neexclusivă și neretransmisibilă de a accesa și utiliza Platforma exclusiv pentru scopurile personale sau de afaceri prevăzute în acești termeni.

8.4. Documentele și rapoartele generate pentru Utilizator rămân proprietatea acestuia, dar Contlex își rezervă dreptul de a păstra copii pentru conformitate legală și audit.

9. Confidențialitate și Protecția Datelor (GDPR)

9.1. Contlex respectă și se conformează cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR - Regulamentul UE 2016/679) și cu legislația românească aplicabilă.

9.2. Datele personale colectate și procesate includ:

• Date de identificare (nume, prenume, email, telefon)
• Date ale companiei (CUI, registrul comerțului, adresă)
• Date financiare și contabile
• Date de utilizare și analytics

9.3. Datele personale sunt prelucrate în următoarele scopuri:

• Furnizarea serviciilor contractate
• Comunicare cu Utilizatorii
• Îmbunătățirea Platformei
• Conformitate legală și fiscală
• Audit și securitate

9.4. Drepturile Utilizatorului conform GDPR:

• Dreptul de acces - să solicite o copie a datelor personale
• Dreptul la rectificare - să corecteze date incorecte
• Dreptul la ștergere ("dreptul de a fi uitat")
• Dreptul la portabilitatea datelor - să primească datele în format structurat
• Dreptul la opoziție - să se opună prelucrării datelor
• Dreptul la restricționarea prelucrării

9.5. Pentru exercitarea drepturilor GDPR, Utilizatorii pot contacta echipa Contlex la adresa de email specificată în secțiunea de contact sau pot utiliza funcționalitățile din Platforma (export date, ștergere cont).

9.6. Datele sunt stocate securizat utilizând:

• Criptare end-to-end pentru documentele sensibile
• Servere securizate în conformitate cu standardele UE
• Backup-uri automate și redundanță
• Controlul accesului bazat pe roluri (RBAC)
• Audit logging pentru toate operațiunile sensibile

9.7. Contlex poate partaja date personale cu terțe părți doar în următoarele situații:

• Cu procesatori de plăți pentru finalizarea tranzacțiilor
• Cu autoritățile competente, la solicitarea legală
• Cu servicii de hosting și infrastructură (Supabase, Google Cloud)
• Cu consimțământul explicit al Utilizatorului

9.8. Datele sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau conform cerințelor legale (de ex. 10 ani pentru documentele fiscale).

10. Obligațiile Utilizatorului

Utilizatorul se obligă:

• Să furnizeze informații corecte, complete și actualizate despre companie și activitatea acesteia
• Să nu utilizeze Platforma în scopuri ilegale, frauduloase sau neautorizate
• Să nu transmită viruși, malware sau alte componente dăunătoare
• Să nu încerce să acceseze neautorizat alte conturi, sisteme sau rețele conectate la Platformă
• Să nu reproducă, dupliceze, copieze, vândă sau exploateze Platforma fără autorizație scrisă
• Să respecte toate legile aplicabile, inclusiv cele fiscale și de protecție a datelor
• Să păstreze confidențialitatea datelor de acces la Cont
• Să notifice prompt orice activitate suspectă sau neautorizată
• Să furnizeze documentația necesară în timp util pentru realizarea serviciilor contractate

11. Limitarea Răspunderii

11.1. Contlex depune toate eforturile pentru a asigura funcționarea corectă și neîntreruptă a Platformei, dar nu poate garanta că aceasta va fi disponibilă permanent sau fără erori.

11.2. Serviciile sunt furnizate "ca atare" (as-is), fără garanții de niciun fel, explicite sau implicite.

11.3. Contlex nu este răspunzătoare pentru:

• Pierderi de date sau documente cauzate de acțiunile Utilizatorului
• Daune indirecte, incidentale sau consecințiale
• Întreruperi ale serviciului cauzate de forță majoră
• Erori în informațiile furnizate de Utilizator
• Decizii de afaceri luate pe baza rapoartelor sau consultanței furnizate
• Acțiuni ale autorităților fiscale bazate pe documentele furnizate

11.4. Răspunderea totală a Contlex, pentru orice reclamație legată de servicii, este limitată la suma plătită de Utilizator pentru serviciile respective în ultimele 3 luni.

11.5. Contlex nu oferă consultanță juridică. Pentru aspecte juridice complexe, vă recomandăm să consultați un avocat specializat.

12. Forță Majoră

12.1. Niciuna dintre părți nu va fi răspunzătoare pentru neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligațiilor contractuale, dacă aceasta este cauzată de forță majoră.

12.2. Prin forță majoră se înțelege: catastrofe naturale, războaie, acte de terorism, revolte, greve generale, epidemii, pandemii, incendii, inundații, embargo, modificări legislative majore, căderi de servere la nivel global sau orice alt eveniment în afara controlului rezonabil al părților.

12.3. Partea afectată va notifica cealaltă parte în termen de 48 de ore de la apariția evenimentului de forță majoră.

13. Securitate și Backup

13.1. Contlex implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii sau distrugerii.

13.2. Platforma utilizează:

• Criptare SSL/TLS pentru toate comunicațiile
• Autentificare securizată (Supabase Auth)
• Backup-uri automate zilnice
• Izolare la nivel de companie (multi-tenancy)
• Monitorizare continuă a securității
• Logging pentru audit și detectarea incidentelor

13.3. Totuși, Utilizatorul este încurajat să păstreze copii locale ale documentelor importante.

13.4. În cazul unui incident de securitate, Contlex va notifica Utilizatorii afectați în conformitate cu cerințele GDPR (în maximum 72 de ore).

14. Utilizarea Inteligenței Artificiale

14.1. Platforma integrează un asistent bazat pe inteligență artificială (Google Gemini) pentru a oferi răspunsuri rapide la întrebări despre contabilitate și fiscalitate.

14.2. Răspunsurile furnizate de AI sunt cu scop informativ și nu substituie consultanța profesională personalizată oferită de experții noștri.

14.3. Contlex nu garantează acuratețea absolută a răspunsurilor AI și recomandă verificarea informațiilor importante cu un expert contabil.

14.4. Conversațiile cu AI sunt procesate de Google și respectă politicile de confidențialitate ale acestora. Contlex nu partajează date sensibile ale companiei cu serviciul AI fără consimțământul Utilizatorului.

15. Comunicări și Notificări

15.1. Toate comunicările oficiale între Contlex și Utilizator se vor face prin:

• Email la adresa înregistrată în Cont
• Notificări în cadrul Platformei
• Mesaje în secțiunea de suport/chat

15.2. Utilizatorul este responsabil pentru actualizarea adresei de email și pentru verificarea regulată a mesajelor.

15.3. Notificările trimise prin email se consideră ca fiind primite în termen de 24 de ore de la trimitere.

16. Soluționarea Litigiilor

16.1. Contlex încurajează rezolvarea amiabilă a oricăror dispute prin negociere directă între părți.

16.2. În cazul în care o soluție amiabilă nu poate fi găsită, litigiile vor fi soluționate de instanțele competente din România, conform legislației românești.

16.3. Utilizatorii care sunt consumatori pot apela și la platforma europeană de soluționare online a litigiilor (ODR): https://ec.europa.eu/consumers/odr

17. Dispoziții Generale

17.1. Acești Termeni și Condiții constituie întregul acord între Utilizator și Contlex cu privire la utilizarea Platformei.

17.2. Dacă o prevedere a acestor termeni este considerată invalidă sau inaplicabilă, celelalte prevederi rămân în vigoare.

17.3. Neexercitarea de către Contlex a oricărui drept prevăzut în acești termeni nu constituie o renunțare la acel drept.

17.4. Utilizatorul nu poate transfera sau cesiona drepturile și obligațiile sale din acești termeni fără acordul scris al Contlex.

18. Contact

Pentru întrebări, sugestii sau reclamații legate de acești Termeni și Condiții sau de serviciile oferite, ne puteți contacta la:

19. Actualizări ale Termenilor și Condițiilor

19.1. Contlex își rezervă dreptul de a modifica acești Termeni și Condiții în orice moment.

19.2. Utilizatorii vor fi notificați cu privire la modificările esențiale prin:

• Email către adresa înregistrată
• Notificare vizibilă pe Platformă
• Pop-up la următoarea autentificare

19.3. Continuarea utilizării Platformei după notificarea modificărilor constituie acceptarea noilor termeni. În caz contrar, Utilizatorul poate anula contul.